지라, 아사나, 트렐로 같은 전용 프로젝트 관리 도구들은 기능이 많지만 구조가 정해져 있어서 팀 방식에 맞추기 어려운 경우가 있다. 노션은 반대다. 처음엔 빈 화면에서 시작하지만 원하는 방식대로 시스템을 직접 설계할 수 있다. 할 일, 문서, 회의록, 타임라인이 모두 한 공간에 있다는 것도 강점이다. 처음부터 복잡하게 만들 필요 없다. 단순하게 시작해서 쓰면서 확장하면 된다.
노션 프로젝트 관리 시스템의 기본 구조
노션에서 프로젝트 관리 시스템을 만들 때 가장 흔한 실수는 처음부터 너무 복잡하게 만드는 것이다. 기능이 많고 정교할수록 팀이 실제로 쓸 가능성은 낮아진다. 간단하게 시작해서 필요에 따라 확장하는 방식이 훨씬 현실적이다.
가장 기본적인 구조는 두 개의 데이터베이스다. 프로젝트 데이터베이스와 할 일 데이터베이스. 이 두 가지를 관계형 속성으로 연결하면 프로젝트 관리 시스템의 뼈대가 갖춰진다.
프로젝트 데이터베이스 만들기
프로젝트 데이터베이스의 각 행은 하나의 프로젝트를 나타낸다. 필수적으로 넣으면 좋은 속성들은 프로젝트 이름, 상태(할 일/진행 중/보류/완료), 우선순위, 시작일과 종료일, 담당자, 태그다.
각 프로젝트는 독립된 노션 페이지로 열리기 때문에, 안에 프로젝트 설명, 목표, 회의록, 관련 문서를 자유롭게 담을 수 있다. 전용 프로젝트 관리 도구와 달리 문서와 작업이 같은 공간에 있는 게 노션의 핵심 강점이다.
프로젝트 데이터베이스에 유용한 뷰 구성
프로젝트 데이터베이스는 보드 뷰에서 상태별로 그룹화하면 진행 중인 프로젝트와 완료된 프로젝트를 한눈에 파악할 수 있다. 테이블 뷰는 모든 프로젝트를 한꺼번에 보면서 속성을 빠르게 수정할 때 유용하다. 타임라인 뷰를 추가하면 프로젝트 일정이 간트 차트처럼 시각화된다.
필터로 “내 프로젝트만 보기” 뷰를 따로 만들어두면 팀이 커져도 각자 자신의 프로젝트에만 집중할 수 있다.
할 일 데이터베이스 만들기
할 일 데이터베이스는 모든 실행 가능한 작업을 담는 공간이다. 필수 속성으로는 할 일 이름, 상태, 우선순위, 마감일, 담당자, 연결된 프로젝트(관계형 속성), 예상 소요 시간이 있다.
할 일 데이터베이스를 프로젝트와 분리해서 관리하면 장점이 있다. 프로젝트 단위로 묶어서 볼 수도 있고, 담당자 기준으로 오늘 해야 할 일만 필터링해서 볼 수도 있다. 같은 데이터를 목적에 따라 다르게 보는 유연성이 생긴다.
할 일 데이터베이스에 유용한 뷰 구성
오늘 마감인 항목만 보는 “오늘 할 일” 뷰, 담당자가 나인 항목만 보는 “내 할 일” 뷰, 프로젝트별로 그룹화한 뷰를 각각 만들어두면 상황에 따라 탭을 전환하면서 필요한 정보만 볼 수 있다.
두 데이터베이스 연결하기
프로젝트 데이터베이스와 할 일 데이터베이스를 관계형 속성으로 연결하면 각 할 일이 어떤 프로젝트에 속하는지 추적할 수 있다. 할 일 데이터베이스에 프로젝트 관계형 속성을 추가하고, 양방향 관계를 켜두면 프로젝트 페이지에서도 연결된 할 일 목록을 바로 볼 수 있다.
여기에 롤업 속성을 추가하면 프로젝트 데이터베이스에서 각 프로젝트의 진행률을 자동으로 집계할 수 있다. 완료된 할 일 수를 전체 할 일 수로 나누는 방식으로 진행률을 퍼센트로 표시하면 프로젝트 현황을 한눈에 파악할 수 있다.
프로젝트 대시보드 만들기
데이터베이스를 만들었다면 이제 이것들을 한 화면에서 볼 수 있는 대시보드가 필요하다. 새 페이지를 만들고 사이드바에 고정해두자.
대시보드 페이지에 연결 뷰를 삽입하면 여러 데이터베이스의 필터링된 정보를 한 화면에서 볼 수 있다. 예를 들어 활성 프로젝트 목록, 이번 주 마감 할 일, 검토가 필요한 항목을 각각 다른 연결 뷰로 배치해두면 아침에 대시보드 하나만 열어도 오늘 무엇을 해야 하는지 바로 파악된다.
다단 레이아웃을 활용해서 대시보드를 구성하면 더 효율적이다. 왼쪽에 진행 중인 프로젝트 보드, 오른쪽에 오늘 할 일 목록처럼 화면을 나눠서 배치하면 스크롤 없이 핵심 정보를 한눈에 볼 수 있다.
팀 협업을 위한 추가 설정
담당자와 권한 설정
사람(Person) 속성을 할 일과 프로젝트 데이터베이스에 추가하면 각 작업의 소유권이 명확해진다. 필터에서 담당자를 현재 로그인한 사람으로 동적으로 설정해두면, 각 팀원이 같은 뷰를 열었을 때 자신의 할 일만 자동으로 필터링되어 보인다.
회의록 연결하기
회의록을 별도 데이터베이스로 만들고 프로젝트 데이터베이스와 연결해두면, 프로젝트 페이지에서 관련 회의록에 바로 접근할 수 있다. 관련 맥락을 찾기 위해 다른 도구를 뒤질 필요가 없어진다.
회의록 데이터베이스에는 날짜, 참석자, 연결된 프로젝트, 액션 아이템 속성을 넣어두면 나중에 필터로 특정 프로젝트 관련 회의록만 골라볼 수 있다.
자동화 기능 활용하기
노션의 데이터베이스 자동화 기능을 활용하면 할 일 상태가 완료로 바뀔 때 자동으로 완료일이 기록되거나, 새 프로젝트가 추가될 때 기본 속성이 자동으로 채워지도록 설정할 수 있다. 반복적인 수동 작업을 줄여주는 효과가 있다.
노션 프로젝트 관리 시스템의 한계
솔직하게 말하면 노션이 모든 프로젝트 관리 상황에 최선은 아니다.
노션에는 기본 내장 리포팅 기능이 없다. 팀 전체의 진행 상황을 집계해서 보고서 형태로 뽑아내는 것은 별도 설정이 필요하다. 또 작업 간 의존성(dependency)을 시각적으로 표현하는 기능도 제한적이다. 복잡한 의존성 관리가 필요한 대규모 프로젝트라면 전문 프로젝트 관리 도구가 더 적합할 수 있다.
데이터베이스 항목이 수천 개가 넘으면 로딩이 느려지는 경우도 있다. 소규모 팀이나 중간 규모 프로젝트에서는 충분히 빠르지만, 대규모 조직에서는 한계가 느껴질 수 있다.
단계적으로 확장하는 방법
처음에는 프로젝트 데이터베이스와 할 일 데이터베이스 두 가지만으로 시작하는 것을 권장한다. 시스템을 몇 주 써보고 부족한 부분이 느껴질 때 속성과 뷰를 추가하는 방식으로 확장해나가는 게 가장 지속 가능한 방법이다.
익숙해지면 클라이언트 데이터베이스, 목표 데이터베이스 같은 것들을 추가로 연결해서 시스템을 키워나갈 수 있다. 처음에는 단순하게 시작하는 것이 복잡하게 시작하는 것보다 훨씬 낫다.
자주 묻는 질문
노션과 지라, 아사나 중 무엇을 써야 하나요?
팀이 이미 노션을 주력 도구로 쓰고 있고, 문서와 작업을 한 곳에서 관리하고 싶다면 노션이 적합합니다. 복잡한 이슈 트래킹, 스프린트 자동화, 상세한 리포팅이 필요한 개발 팀이라면 지라가 더 맞습니다. 단순하고 시각적인 칸반 보드를 원한다면 트렐로도 좋은 선택입니다.
프리랜서나 1인 사업자도 이 시스템이 맞나요?
네, 충분히 활용할 수 있습니다. 오히려 여러 클라이언트와 프로젝트를 동시에 관리해야 하는 프리랜서에게 노션 프로젝트 관리 시스템이 잘 맞습니다. 클라이언트 데이터베이스를 추가로 만들어서 프로젝트와 연결해두면 클라이언트별 작업 현황을 한눈에 파악할 수 있습니다.
기존에 쓰던 프로젝트 관리 도구에서 노션으로 이전할 때 주의사항은 무엇인가요?
한꺼번에 모든 것을 옮기려 하지 않는 것이 좋습니다. 새 프로젝트부터 노션에서 시작하고, 기존 도구는 병행해서 쓰다가 팀이 충분히 익숙해지면 완전히 전환하는 방식을 추천합니다. 노션은 아사나에서 CSV로 데이터를 내보내서 가져오는 방법을 지원하고, 아사나와의 직접 마이그레이션 기능도 제공합니다.
팀원들이 노션을 처음 쓴다면 어떻게 온보딩해야 하나요?
시스템 사용 방법을 설명하는 가이드 페이지를 하나 만들어두는 게 좋습니다. 어떤 데이터베이스에 무엇을 입력하고, 뷰는 어떻게 쓰는지를 간단하게 정리해두면 새 팀원이 합류할 때 반복 설명을 줄일 수 있습니다. 처음엔 뷰와 속성을 최소화해서 진입 장벽을 낮추는 것도 중요합니다.
노션에서 반복 작업을 자동화할 수 있나요?
기본 자동화 기능으로 상태 변경 시 날짜 기록, 새 항목 추가 시 기본값 설정 같은 간단한 자동화가 가능합니다. 더 복잡한 자동화가 필요하다면 재피어(Zapier)나 메이크(Make) 같은 외부 자동화 도구와 연동하면 됩니다.
노션 프리 플랜으로도 프로젝트 관리 시스템을 쓸 수 있나요?
혼자 쓴다면 무료 플랜으로 충분합니다. 다만 팀원을 추가하는 순간 무료 플랜에서는 블록 1,000개 제한이 생기기 때문에 팀 협업이 목적이라면 플러스 플랜 이상을 사용하는 게 현실적입니다.
마치며
노션 프로젝트 관리 시스템은 완성본을 만드는 게 아니라 계속 다듬어가는 과정이다. 프로젝트 데이터베이스와 할 일 데이터베이스 두 가지만 만들어서 실제 업무에 쓰기 시작하면, 뭐가 부족하고 뭐가 필요한지 금방 보인다. 그때 하나씩 추가해나가는 게 가장 현실적인 방법이다. 오늘 당장 새 페이지를 열고 프로젝트 데이터베이스 하나만 만들어보는 것부터 시작해보자.