노션 데이터베이스에 항목이 쌓이다 보면 한 화면에 모든 게 나열되어 있어서 파악하기 어려울 때가 있다. 그룹화는 이 문제를 해결해주는 기능이다. 특정 속성값을 기준으로 항목들을 묶어서 보여주는 방식인데, 같은 데이터를 전혀 다르게 볼 수 있게 해준다. 상태별, 담당자별, 날짜별로 데이터를 나눠보면 한눈에 파악되는 정보가 달라진다.
그룹화란 무엇인가
그룹화는 공유된 속성값을 기반으로 데이터베이스 항목들을 접을 수 있는 그룹으로 묶어주는 기능이다. 그룹화할 속성을 선택하면 노션이 각 고유값마다 별도 섹션을 만들어서 대규모 데이터셋을 비교하고 탐색하기 쉽게 만들어준다.
예를 들어 할 일 데이터베이스에서 상태 속성으로 그룹화하면 “할 일”, “진행 중”, “완료”라는 세 가지 그룹이 생기고 각 항목이 해당 그룹 안에 자동으로 배치된다. 같은 데이터베이스인데 전혀 다른 모습으로 보이기 시작한다.
그룹화는 뷰의 시각적 완성도를 높이고, 정보를 소화하기 쉽게 만들어주며, 각 그룹의 항목 속성을 요약해서 유용한 인사이트를 드러낸다. 그리고 항목을 그룹 사이에 드래그해서 그룹화 속성값을 업데이트할 수 있다.
그룹화 설정하는 방법
그룹화를 설정하려면 데이터베이스 상단 설정 메뉴를 열고 그룹을 선택하면 된다. 그룹화할 속성을 선택하면 데이터베이스가 해당 속성값으로 그룹화된다.
그룹화를 적용하면 각 그룹이 접기 가능한 섹션으로 나뉜다. 각 그룹 왼쪽에 접기 토글이 생겨서 특정 그룹을 빠르게 숨기거나 펼칠 수 있다. 빈 그룹은 숨기기 토글로 화면에서 제거할 수 있다.
그룹 순서는 설정에서 직접 조정할 수 있다. 설정 메뉴에서 그룹을 선택하면 그룹별로 눈 아이콘을 눌러 특정 그룹을 숨기거나 표시할 수 있고, 그룹을 알파벳 순이나 오름차순 등 옵션으로 정렬하거나 수동으로 순서를 바꿀 수도 있다.
그룹화를 제거하려면 설정 메뉴에서 그룹화 제거 버튼을 누르면 된다.
그룹화가 지원되는 뷰와 속성
그룹화는 테이블, 보드, 리스트, 갤러리, 타임라인 등 거의 모든 데이터베이스 뷰에 적용할 수 있다. 캘린더 뷰는 예외로, 날짜 속성 기준으로 항목이 배치되는 구조라 그룹화 기능을 지원하지 않는다.
아래 표에서 뷰별 그룹화 지원 여부와 특이사항을 한눈에 확인할 수 있다.
| 뷰 방식 | 그룹화 지원 | 서브그룹 지원 | 특이사항 |
|---|---|---|---|
| 테이블 | 가능 | 불가 | 열 하단 그룹별 요약 계산 가능 |
| 보드 | 기본 적용 | 가능 | 스윔레인 형태로 2단계 분류 |
| 리스트 | 가능 | 불가 | 가장 단순한 그룹화 형태 |
| 갤러리 | 가능 | 불가 | 이미지 카드 단위로 그룹 분류 |
| 타임라인 | 가능 | 불가 | 기간 표시와 그룹화 동시 활용 |
| 캘린더 | 불가 | 불가 | 날짜 기준 배치 구조 |
속성 유형별 그룹화 방식
노션 데이터베이스 행을 거의 모든 속성으로 그룹화할 수 있다. 사람, 관계형, 날짜, 수식 속성까지 그룹화 기준으로 쓸 수 있다.
속성 유형마다 그룹화되는 방식이 다르게 적용된다는 점을 알아두는 게 중요하다.
선택(Select)과 다중 선택(Multi-select) 속성은 각 옵션이 그룹이 된다. 새 옵션을 추가하면 새 그룹이 자동으로 생긴다. 상태(Status) 속성은 개별 옵션이 아닌 그룹 단위로 묶인다. “검토 중”, “수정 중”이 모두 “진행 중” 그룹으로 묶이는 식이다.
날짜 속성으로 그룹화할 때는 시간 단위도 함께 지정한다. 월별, 주별, 일별 등 원하는 단위를 선택하면 그 단위에 맞게 그룹이 나뉜다. 숫자 속성으로 그룹화할 때는 범위와 단위를 지정해서 가격 구간처럼 자동 그룹을 만들 수 있다.
사람(Person) 속성으로 그룹화하면 담당자별로 항목이 나뉜다. 팀원별 업무량을 한눈에 파악할 때 특히 유용하다. 다만 다중 선택이나 사람 속성처럼 하나의 항목이 여러 값을 가질 수 있는 속성으로 그룹화하면, 하나의 항목이 여러 그룹에 동시에 나타날 수 있다는 점을 알아두자.
보드 뷰의 서브그룹
보드 뷰에서는 그룹화 위에 서브그룹을 추가할 수 있다. 이게 보드 뷰만의 강력한 기능이다.
보드가 이미 상태 속성으로 그룹화되어 있다면, 서브그룹으로 우선순위, 팀, 담당자 같은 속성을 추가해서 상태 열을 유지하면서 더 세밀하게 분류할 수 있다.
예를 들어 상태별로 열이 나뉜 칸반 보드에서 각 열 안의 카드를 다시 담당자별로 나누면, “진행 중” 열 안에서 누가 어떤 작업을 맡고 있는지 바로 파악된다. 프로젝트 관리에서 흔히 스윔레인(Swimlane)이라고 부르는 방식이다.
서브그룹을 설정하려면 데이터베이스 설정 메뉴에서 서브그룹을 선택하고 기준 속성을 고르면 된다.
그룹 요약 기능 활용하기
그룹화의 숨겨진 강점 중 하나가 그룹 단위 요약이다.
각 그룹 안의 항목 속성을 요약해서 유용한 인사이트를 드러낼 수 있다. 예를 들어 각 그룹에서 남은 날수의 최솟값을 표시하거나, 각 그룹의 평균 우선순위를 계산하는 방식으로 활용할 수 있다.
테이블 뷰에서는 열 하단에 요약 계산을 적용할 수 있고, 이것이 그룹별로 따로 계산된다. 담당자별로 그룹화한 뒤 예상 소요 시간 열의 합계를 보면 팀원별 총 업무량이 자동으로 집계된다.
실전 그룹화 활용 사례
그룹화를 어떻게 활용하느냐에 따라 같은 데이터베이스가 완전히 다른 모습이 된다. 아래 표는 용도별로 어떤 그룹화 기준이 효과적인지 정리한 것이다.
| 데이터베이스 유형 | 추천 그룹화 기준 | 얻을 수 있는 인사이트 |
|---|---|---|
| 할 일 목록 | 상태 | 진행 단계별 작업 현황 파악 |
| 프로젝트 관리 | 담당자 | 팀원별 업무 배분 상황 |
| 콘텐츠 캘린더 | 발행 월 | 월별 발행 계획 현황 |
| CRM 데이터베이스 | 고객 상태 | 영업 파이프라인 시각화 |
| 독서 목록 | 읽기 상태 | 읽는 중, 완료, 예정 분류 |
| 비용 관리 | 카테고리 또는 월 | 카테고리별 지출 현황 |
근데 솔직히 그룹화의 진짜 가치는 직접 써봐야 느껴진다. 같은 데이터가 그룹화 기준 하나 바꾸는 것만으로 전혀 다른 인사이트를 주는 순간이 있다.
그룹화와 필터, 정렬을 함께 쓰기
그룹화는 필터, 정렬과 함께 쓸 때 더 강력해진다.
필터를 적용한 상태에서 그룹화를 추가하면, 필터 조건을 만족하는 항목들만 그룹별로 나뉜다. 예를 들어 “마감일이 이번 주인 항목만” 필터를 걸고 담당자별로 그룹화하면 이번 주 마감 작업이 팀원별로 정리된다.
정렬을 함께 쓰면 각 그룹 안의 항목 순서를 조정할 수 있다. 그룹 자체의 순서와 그룹 안의 항목 정렬은 각각 독립적으로 설정할 수 있다.
그룹화, 필터, 정렬을 조합한 뷰를 저장해두면 다음에 같은 뷰를 다시 열었을 때 설정이 그대로 유지된다. 자주 필요한 조합이 있다면 별도 탭으로 저장해두는 게 훨씬 편하다.
자주 묻는 질문
그룹화를 적용할 수 없는 뷰가 있나요?
캘린더 뷰는 그룹화 기능을 지원하지 않습니다. 그 외 테이블, 보드, 리스트, 갤러리, 타임라인 뷰에서는 모두 그룹화를 적용할 수 있습니다.
그룹 안에서 항목을 드래그해서 다른 그룹으로 옮길 수 있나요?
네, 가능합니다. 항목을 다른 그룹으로 드래그하면 해당 항목의 그룹화 기준 속성값이 자동으로 변경됩니다. 예를 들어 “할 일” 그룹에서 “완료” 그룹으로 드래그하면 상태 속성이 완료로 바뀝니다.
그룹화와 서브그룹을 동시에 설정할 수 있나요?
보드 뷰에서만 서브그룹 기능을 지원합니다. 그 외 테이블, 리스트, 갤러리 뷰에서는 하나의 그룹화 기준만 설정할 수 있습니다. 두 단계로 분류가 필요하다면 보드 뷰에서 그룹과 서브그룹을 함께 활용하는 방식이 가장 적합합니다.
그룹화 설정을 다른 뷰에도 동일하게 적용할 수 있나요?
아닙니다. 그룹화는 뷰별로 독립적으로 설정됩니다. 같은 데이터베이스의 다른 탭에서는 각각 다른 그룹화 기준을 적용할 수 있습니다. 이 덕분에 하나의 데이터베이스를 상태별, 담당자별, 날짜별로 각각 다르게 그룹화한 뷰를 탭으로 저장해두고 전환하며 쓸 수 있습니다.
그룹 이름을 직접 수정할 수 있나요?
그룹 이름은 그룹화 기준 속성의 옵션 이름입니다. 그룹 이름 자체를 바꾸려면 해당 속성의 옵션 이름을 수정해야 합니다. 예를 들어 상태 속성에서 “진행 중”이라는 옵션 이름을 “작업 중”으로 바꾸면 그룹 이름도 함께 바뀝니다.
날짜 속성으로 그룹화할 때 주 시작 요일을 바꿀 수 있나요?
날짜 그룹화의 주 시작 요일은 노션 설정에서 언어 및 시간 항목의 한 주 시작 설정을 따릅니다. 설정에서 월요일 또는 일요일을 선택하면 날짜 그룹화에도 반영됩니다.
마치며
그룹화는 데이터베이스를 단순한 목록에서 분석 도구로 바꿔주는 기능이다. 필터가 “어떤 항목을 볼지”를 결정한다면, 그룹화는 “그 항목들을 어떻게 분류해서 볼지”를 결정한다. 처음엔 상태별 그룹화 하나만 써봐도 데이터베이스가 다르게 느껴지기 시작한다. 지금 쓰고 있는 데이터베이스에서 그룹화 버튼을 한 번만 눌러보자.