노션 AI로 액션 아이템 추출하기
회의 하나에서 나온 액션 아이템을 정리하는 데 평균 35분이 걸린다는 연구 결과가 있다. 한 시간짜리 회의를 하고 나서 정리하는데 거의 절반 이상의 시간을 쓰는 셈이다. 시간 소요뿐만아니라 정리하는 과정에서 항목을 빠트리는 실수도 종종하게된다. 노션 AI는 회의록에서 액션 아이템을 자동으로 찾아 정리해주는 기능을 제공하며 이를 이용하면 휴먼 에러를 대부분 없앨 수 있다.
액션 아이템 추출, 왜 필요한가
회의 하나에서 12개의 액션 아이템이 나온 경우, 이것들을 프로젝트 관리 시스템에 수동으로 옮기는 데 35분이 걸렸다는 사례가 있다. 회의 자체는 45분이었는데 후속 처리에 거의 같은 시간이 든 셈이다.
이게 단순히 귀찮음의 문제가 아니다. 액션 아이템을 옮기는 과정이 번거로울수록 빠뜨리는 항목이 생기고, 담당자가 불분명해지고, 마감일이 흐릿해진다. 결국 회의에서 결정된 것들이 실행되지 않는 악순환이 반복된다.
방법 1: 텍스트 선택 후 AI로 추출하기
가장 빠르고 간단한 방법이다. 이미 작성된 회의록이나 문서가 있을 때 바로 쓸 수 있다.
사용하는 방법
액션 아이템을 추출하고 싶은 텍스트를 드래그해서 선택한다. 선택하면 상단에 AI 버튼이 나타난다. 클릭하면 드롭다운 메뉴가 열리는데 여기서 액션 아이템 찾기를 선택하면 된다. 선택한 텍스트 범위를 분석해서 실행 가능한 항목들을 체크박스 목록으로 만들어준다.
페이지 전체에서 추출하고 싶다면 Cmd/Ctrl + A로 전체 선택 후 같은 방식으로 진행하면 된다.
실제로 써보면 이런 점이 다르다
이 방법을 처음 쓰면 결과물이 기대와 조금 다를 수 있다. AI가 추출한 항목이 실제 할 일이 아닌 단순 논의 내용을 포함하는 경우가 있고, 반대로 중요한 항목을 빠뜨리기도 한다. 회의록이 구어체로 대화를 그대로 옮긴 형태라면 AI가 액션 아이템을 파악하기 어려워진다. “김 팀장이 다음 주까지 보고서 쓰기로 했어”처럼 명확하게 담당자와 기한이 담긴 문장이 많을수록 추출 품질이 좋아진다.
방법 2: AI 액션 아이템 블록 사용하기
슬래시 명령어로 /action items를 입력하면 AI 액션 아이템 블록이 삽입된다. 이 블록은 해당 페이지 전체 내용을 참고해서 액션 아이템을 자동으로 생성한다. 데이터베이스 템플릿 안에 미리 넣어두면 회의록 페이지를 만들 때마다 자동으로 포함된다.
텍스트 선택 방식과 차이가 있다. 텍스트 선택은 내가 원하는 구간만 지정할 수 있고, 블록 방식은 페이지 전체를 기준으로 작동한다. 회의 내용이 한 페이지에 집중되어 있다면 블록 방식이 편하고, 특정 섹션만 추출하고 싶다면 텍스트 선택 방식이 낫다.
방법 3: AI 미팅 노트에서 자동 추출하기
노션 AI 미팅 노트 기능을 쓰고 있다면 별도로 액션 아이템을 추출할 필요가 없다.
회의가 끝나면 노션 AI가 자동으로 요약과 함께 액션 아이템 목록을 생성한다. 회의 중에 노트 탭에서 @이름으로 팀원을 멘션해두면 해당 팀원이 담당자로 자동 태깅된 액션 아이템이 만들어진다.
이 방식이 세 가지 중 가장 편하지만 비즈니스 플랜 이상에서만 쓸 수 있다는 제약이 있다. 플러스 플랜이나 무료 플랜이라면 방법 1이나 방법 2를 활용해야 한다.
AI 자동완성 속성으로 데이터베이스에 자동 집계하기
회의록 데이터베이스에 AI 자동완성 속성을 추가하고 “이 페이지의 모든 액션 아이템을 찾아서 목록으로 정리해줘”라는 프롬프트를 설정해두면, 회의록 페이지가 업데이트될 때마다 해당 속성에 액션 아이템이 자동으로 채워진다.
이 기능의 실질적인 가치는 데이터베이스 뷰에서 느껴진다. 회의록을 하나씩 열어보지 않아도 테이블 뷰에서 각 회의의 액션 아이템을 한눈에 스캔할 수 있다. 여러 회의에 걸쳐 내 이름이 언급된 액션 아이템을 찾고 싶을 때 특히 유용하다.
다만 이 방법의 한계도 있다. AI 자동완성 속성은 텍스트로 값을 채워넣는 방식이라, 각 액션 아이템이 할 일 데이터베이스와 자동으로 연결되지는 않는다. 아직까지는 텍스트 요약 수준에 그친다.
추출된 액션 아이템을 할 일로 전환하는 방법
액션 아이템을 추출하는 것보다 그것을 실제 할 일 데이터베이스로 옮기는 게 더 중요하다. 여기서 많은 팀이 막힌다.
| 방법 | 난이도 | 자동화 수준 | 특징 |
| 수동으로 복사해서 이동 | 쉬움 | 없음 | 가장 빠르게 시작 가능 |
| 노션 에이전트 활용 | 보통 | 높음 | 비즈니스 플랜 필요 |
| 재피어/메이크 연동 | 어려움 | 매우 높음 | 설정 복잡하지만 완전 자동화 |
가장 현실적인 방법은 수동 이동이다. 추출된 체크박스 항목을 드래그해서 할 일 데이터베이스로 옮기거나, 노션의 블록 이동 기능을 쓰면 된다. 번거롭지만 담당자와 마감일을 직접 확인하면서 넣을 수 있다는 장점이 있다.
노션 에이전트를 활용하면 회의록 페이지를 읽고 액션 아이템을 찾아서 별도 데이터베이스에 항목을 생성하는 작업을 자동화할 수 있다. 담당자, 기한, 맥락까지 구조화해서 태스크 데이터베이스에 추가하는 것이 가능하다.
노션 에이전트 자동화는 강력하지만 설정하는 데 시간이 걸리고, 처음 쓰는 사람에게는 진입 장벽이 있다. 일단 수동으로 시작해서 반복 작업이 부담스럽다고 느껴질 때 자동화를 검토하는 순서가 현실적이다.
프롬프트를 잘 쓰면 결과물이 달라진다
단순히 “액션 아이템 찾아줘”보다 구체적인 프롬프트를 쓰면 훨씬 쓸 만한 결과물이 나온다.
텍스트를 선택하고 AI에게 이렇게 요청해보자. “이 회의록에서 담당자와 기한이 있는 실행 가능한 항목만 목록으로 뽑아줘. 단순 논의 내용은 포함하지 말고.” 이렇게 조건을 구체적으로 넣으면 불필요한 항목이 줄어든다.
또는 “다음 형식으로 추출해줘: 할 일 / 담당자 / 기한 / 관련 프로젝트”처럼 원하는 형식을 직접 지정하면 데이터베이스에 옮기기 훨씬 편한 형태로 나온다.
자주 묻는 질문
텍스트 선택 방식과 AI 블록 방식 중 어떤 게 더 나은가요?
상황에 따라 다릅니다. 특정 섹션만 추출하고 싶다면 텍스트 선택 방식이 낫고, 페이지 전체에서 한꺼번에 추출하고 싶다면 AI 블록이 편합니다. 회의록 템플릿을 쓴다면 블록을 템플릿 안에 미리 넣어두는 방식이 가장 효율적입니다.
AI가 추출한 액션 아이템이 불완전할 때 어떻게 하나요?
AI 추출 결과를 초안으로만 활용하고 직접 검토하는 과정이 필요합니다. 빠진 항목은 직접 추가하고, 불필요한 항목은 삭제하면 됩니다. 회의록 자체가 명확하게 담당자와 기한을 포함할수록 추출 품질이 높아집니다. 회의 중에 “김 팀장이 다음 주 금요일까지 보고서를 제출하기로 했다”처럼 구체적으로 적어두는 습관이 도움이 됩니다.
무료 플랜에서도 액션 아이템 추출 기능을 쓸 수 있나요?
텍스트 선택 후 AI로 추출하는 방법과 /action items 블록은 체험판 횟수 안에서 사용할 수 있습니다. 횟수가 소진되면 비즈니스 플랜으로 업그레이드해야 합니다. AI 미팅 노트에서 자동으로 추출하는 기능은 비즈니스 플랜 이상에서만 가능합니다.
추출된 액션 아이템을 슬랙으로 자동 공유할 수 있나요?
재피어나 메이크 같은 외부 자동화 도구를 연동하면 가능합니다. 노션 페이지가 업데이트될 때 특정 슬랙 채널로 내용을 보내는 자동화를 설정하면 됩니다. 다만 설정이 복잡하기 때문에 처음에는 수동으로 공유하다가 필요성이 커질 때 자동화를 검토하는 방식을 권장합니다.
여러 회의록에서 내가 담당자인 항목만 모아볼 수 있나요?
직접적으로 자동화하기는 어렵습니다. 현실적인 방법은 액션 아이템을 할 일 데이터베이스로 옮길 때 담당자 속성을 채워두고, 담당자가 나인 항목만 필터링하는 뷰를 만드는 것입니다. 이렇게 해두면 여러 회의에서 발생한 내 할 일을 한 화면에서 볼 수 있습니다.
끝으로
노션 AI의 액션 아이템 추출 기능은 완벽하지 않다. 추출 결과를 검토하고 수정하는 과정은 여전히 필요하다. 하지만 처음부터 모든 항목을 직접 정리하는 것보다 훨씬 빠르고, 빠뜨리는 항목도 줄어든다. 핵심은 추출에서 멈추지 않고 할 일 데이터베이스와 연결하는 것이다. 오늘 가장 최근 회의록을 열고 텍스트를 선택해서 AI에게 액션 아이템을 뽑아달라고 해보자.회의 하나에서 나온 액션 아이템을 정리하는 데 평균 35분이 걸린다는 연구 결과가 있다. 한 시간짜리 회의를 하고 나서 정리하는데 거의 절반 이상의 시간을 쓰는 셈이다. 시간 소요뿐만아니라 정리하는 과정에서 항목을 빠트리는 실수도 종종하게된다. 노션 AI는 회의록에서 액션 아이템을 자동으로 찾아 정리해주는 기능을 제공하며 이를 이용하면 휴먼 에러를 대부분 없앨 수 있다.