노션은 클라우드 기반 서비스다. 서버에 장애가 생기거나 계정에 문제가 생기면 접근이 막힌다. 실제로 2020년 노션 서버 장애로 수시간 동안 접근이 불가능했던 사례가 있고, 계정 해킹에 의한 데이터 삭제 사례도 꾸준히 보고되었다. 노션 공식 약관에도 서비스 장애로 인한 데이터 손실에 대한 책임을 지지 않는다고 명시되어 있다. 내 데이터를 지키려면 직접 백업하는 수밖에 없다.
노션 내장 내보내기 기능으로 백업하기
가장 기본적인 방법은 노션에서 직접 제공하는 내보내기 기능이다. 별도 도구가 필요 없고 무료로 쓸 수 있다.
워크스페이스 전체 내보내기
설정 메뉴에서 설정 항목으로 이동하고 콘텐츠 내보내기 섹션에서 모든 워크스페이스 콘텐츠 내보내기를 선택하면 된다. 파일 형식을 선택하고 내보내기를 클릭하면 이메일로 다운로드 링크가 발송된다.
이메일로 받은 링크는 7일간만 유효하다. 링크를 받은 뒤 바로 다운로드해서 로컬에 저장해두는 게 좋다. 7일이 지나면 다시 내보내기를 실행해야 한다.
다운로드 파일은 ZIP 형식으로 압축되어 있다. 압축을 풀면 페이지별로 폴더가 생성되고 내용이 선택한 파일 형식으로 저장된다.
단일 페이지 내보내기
전체 워크스페이스가 아니라 특정 페이지만 백업하고 싶을 때는 해당 페이지에서 개별적으로 내보내기를 실행할 수 있다.
페이지 우측 상단 점 세 개 메뉴를 클릭하고 내보내기를 선택하면 된다. 파일 형식을 선택하는 창이 뜨고 하위 페이지 포함 여부와 파일 및 이미지 포함 여부를 설정할 수 있다.
중요한 페이지를 수정하기 전에 미리 개별 백업을 해두는 습관을 들이면 나중에 이전 버전이 필요할 때 히스토리에 의존하지 않아도 된다.
내보내기 파일 형식 비교
내보내기 형식을 선택할 때 뭘 골라야 할지 헷갈리는 경우가 있다.
| 파일 형식 | 특징 | 적합한 용도 |
| Markdown & CSV | 텍스트는 마크다운, 데이터베이스는 CSV | 장기 보관, 다른 도구로 이전 |
| HTML | 웹 브라우저에서 바로 열람 가능 | 내용 확인, 공유 |
| 비즈니스 플랜 이상에서 지원 | 법적, 컴플라이언스 목적 보관 |
일반적인 백업 목적이라면 마크다운 & CSV 형식이 가장 범용적이다. 노션이 없어도 일반 텍스트 편집기로 열 수 있고, 다른 도구로 이전할 때도 활용하기 좋다.
HTML 형식은 브라우저에서 바로 열어볼 수 있어서 내용 확인이 편하지만 파일 크기가 크고 다른 도구로 이전하기 어렵다.
PDF 내보내기는 비즈니스 플랜 이상에서만 가능하다. 이 부분을 모르고 무료 플랜에서 PDF로 내보내려다가 막히는 경우가 생긴다.
내보내기의 한계
노션 내장 내보내기가 만능이 아니라는 점을 알아두는 게 중요하다.
노션의 내보내기 기능은 데이터 복사본을 제공하지만 완전한 복원 기능은 아니다. 내보낸 파일을 다시 노션에 가져오면 원래 구조와 완전히 동일하게 복원되지 않는 경우가 있다.
관계형 속성은 내보낼 때 실제 이름이 아닌 내부 ID로 저장된다. CSV 파일을 열어보면 관계형 속성 값이 알아보기 어려운 문자열로 표시된다. 이를 해결하려면 내보내기 전에 수식 속성으로 관련 항목의 이름을 따로 만들어두는 방법을 쓰는 게 낫다.
첨부 파일도 주의가 필요하다. 페이지에 첨부된 이미지나 파일이 내보내기에 포함되기는 하지만, 파일 크기가 크면 누락되는 경우가 있다. 내보내기 후 파일들이 제대로 포함됐는지 확인하는 습관이 필요하다.
자동 백업 도구 활용하기
수동 내보내기는 정기적으로 하기가 번거롭다. 처음엔 의욕적으로 시작하다가 점점 뜸해지는 경우가 많다. 자동 백업 도구를 쓰면 이 문제를 해결할 수 있다.
Notion Backups
Notion Backups는 노션 데이터를 일정 주기로 자동 백업해주는 서비스다. 중첩 페이지, 댓글, 미디어 파일을 포함해서 백업하고 자신이 선택한 클라우드 스토리지에 저장할 수 있다. 마크다운 형식으로도 내보낼 수 있어서 장기 보관에 적합하다.
자동 삭제 주기도 설정할 수 있어서 오래된 백업 파일이 스토리지를 차지하는 문제도 해결된다.
구글 드라이브로 수동 백업하기
별도 도구 없이 구글 드라이브에 백업하는 방법도 있다. 노션에서 워크스페이스 전체를 내보내고, 다운로드한 ZIP 파일을 구글 드라이브 폴더에 업로드하는 방식이다. 단순하지만 확실하다.
구글 드라이브에 백업 전용 폴더를 만들어두고, 날짜를 파일 이름에 포함해서 저장하면 나중에 어느 시점의 백업인지 바로 파악할 수 있다.
백업 주기를 어떻게 잡아야 할까
백업 주기는 노션을 얼마나 자주, 얼마나 중요한 데이터를 다루느냐에 따라 다르다.
개인 용도로 가끔 쓰는 경우라면 월 1회 전체 백업으로 충분하다. 일상적인 메모나 독서 기록 정도라면 히스토리 기능으로도 웬만한 실수는 복구가 된다.
팀에서 중요한 프로젝트 문서를 노션으로 관리한다면 주 1회 이상 백업하는 게 안전하다. 계약서, 재무 정보, 고객 데이터처럼 민감한 정보를 다룬다면 자동 백업 도구를 써서 매일 백업하는 방식을 권장한다.
프리랜서라면 클라이언트 납품 전이나 프로젝트 마감 전에 한 번씩 백업해두는 습관을 들이는 게 현실적이다.
자주 묻는 질문
노션이 알아서 백업해주지 않나요?
노션은 서버 장애 대비를 위한 운영 차원의 백업을 하지만 이는 개인 사용자가 접근할 수 없습니다. 실수로 삭제된 내용이나 계정 문제로 인한 접근 차단은 노션 측 백업으로 복구가 되지 않습니다. 개인이 직접 내보내기를 통해 백업하는 게 유일한 방법입니다.
무료 플랜에서도 전체 워크스페이스 백업이 되나요?
네, 가능합니다. 마크다운 & CSV, HTML 형식으로 무료 플랜에서도 전체 워크스페이스 내보내기가 됩니다. PDF 형식 내보내기는 비즈니스 플랜 이상에서만 지원됩니다.
내보낸 파일을 다시 노션에 가져올 수 있나요?
가능하지만 완전히 동일하게 복원되지는 않습니다. 노션은 HTML, 마크다운, CSV, 워드 파일 가져오기를 지원합니다. 하지만 관계형 속성, 뷰 설정, 데이터베이스 구조가 원래대로 복원되지 않는 경우가 많습니다. 백업은 데이터 손실 방지 목적이지 완전한 복원 수단이 아니라는 점을 알아두어야 합니다.
팀 워크스페이스는 누가 백업할 수 있나요?
전체 워크스페이스 내보내기는 워크스페이스 관리자 권한이 있어야 합니다. 일반 멤버는 자신이 접근 권한을 가진 페이지만 개별적으로 내보낼 수 있습니다. 팀 단위로 백업 정책을 만들고 관리자가 정기적으로 전체 내보내기를 실행하는 방식이 현실적입니다.
첨부 파일도 백업 파일에 포함되나요?
내보내기 설정에서 파일 및 이미지 포함 옵션을 켜면 첨부 파일도 함께 내보내집니다. 다만 파일이 많거나 크기가 클 경우 내보내기 시간이 오래 걸리고 일부 누락이 생기는 경우가 있습니다. 내보내기 완료 후 파일들이 제대로 포함됐는지 확인해보는 게 좋습니다.
자동 백업 도구는 안전한가요?
제3자 백업 도구를 쓰려면 노션 API 접근 권한을 부여해야 합니다. 신뢰할 수 있는 서비스인지 확인하는 게 중요합니다. 민감한 정보가 담긴 워크스페이스라면 자동 도구보다 수동 내보내기로 직접 관리하는 방식이 더 안전할 수 있습니다.
마무리하며
노션 백업은 필요 없다고 느끼다가 갑자기 필요해지는 것이다. 중요한 내용이 사라진 뒤에 백업을 시작하면 이미 늦다. 한 달에 한 번, 전체 워크스페이스를 내보내서 구글 드라이브에 저장하는 것부터 시작해보자. 5분도 안 걸리는 작업인데 나중에 큰 위기를 막아줄 수 있다.