고객 정보를 폰 연락처, 메모 앱, 이메일 받은 편지함, 엑셀 시트 중 하나에 저장해 두었다면 얼마 후 그 고객과 다시 연락할 때 정보를 찾는 데 시간이 오래 걸릴 수 있다. 정보가 흩어져 있으면 고객 정보를 찾는 데 지쳐 연락을 미루게 된다. 노션 CRM은 연락처, 미팅 내용, 다음 연락 일정을 한 페이지에 모아둔다. 노션 데이터베이스로 가볍게 시작해서 업무의 효율을 높일 수 있다.
노션 CRM이 맞는 사람, 맞지 않는 사람
노션 CRM은 프리랜서, 컨설턴트, 소규모 팀처럼 무거운 엔터프라이즈 CRM이 필요하지 않은 경우에 잘 맞는다. 비용 없이 시작할 수 있고, 내가 일하는 방식에 맞게 구조를 자유롭게 설계할 수 있다는 게 가장 큰 장점이다.
반대로 맞지 않는 경우도 있다. 수천 명의 고객을 관리하거나, 이메일 자동 발송이나 영업 파이프라인 자동화가 필요하다면 노션만으로는 부족하다. 노션은 자동으로 이메일을 연동하거나 고객 행동을 추적하는 기능이 없다. 모든 정보를 직접 입력해야 한다는 점을 감수할 수 있는지가 선택의 기준이다.
핵심 데이터베이스 구성하기
연락처 데이터베이스
CRM의 중심이 되는 데이터베이스다. 새 페이지에서 /database를 입력해서 테이블 뷰 데이터베이스를 만든다. 각 연락처마다 역할, 회사, 연락처 정보, 유형, 상태 같은 속성을 추가해서 고객 여정에서 해당 연락처가 어느 단계에 있는지 추적할 수 있다.
기본으로 넣으면 좋은 속성들이 있다. 이름(Title), 회사(Text), 직책(Text), 이메일(Email), 전화(Phone), 유형(Select: 잠재 고객/활성 고객/파트너/과거 고객), 상태(Status), 담당자(Person), 마지막 연락일(Date), 다음 연락일(Date)이다.
처음 CRM을 만들 때 속성을 너무 많이 넣는 실수를 하기 쉽다. 당장 필요한 속성 7~8개로 시작하고 쓰면서 부족한 것들을 추가하는 방식이 훨씬 현실적이다. 속성이 많을수록 채우기 귀찮아지고, 결국 절반이 빈 칸으로 남게 된다.
각 연락처 페이지 안에 담을 내용
노션 CRM의 진짜 강점이 여기에 있다. 각 연락처 항목을 클릭하면 독립된 페이지가 열리고, 그 안에 미팅 노트, 이메일 히스토리, 첨부 파일, 제안서 링크를 자유롭게 담을 수 있다. 일반 스프레드시트 CRM과 가장 다른 부분이다.
각 연락처 페이지 안에 커뮤니케이션 히스토리 섹션을 만들어두는 것을 추천한다. 날짜, 연락 방법, 내용 요약, 다음 단계를 간단히 적어두면 나중에 그 사람과 다시 연락할 때 맥락을 바로 파악할 수 있다.
영업 파이프라인 뷰 만들기
연락처 데이터베이스를 만들었다면 이제 보는 방식을 다양하게 설정할 수 있다.
같은 데이터베이스에 보드 뷰를 추가하고 상태 속성으로 그룹화하면 영업 파이프라인이 만들어진다. 잠재 고객, 미팅 완료, 제안서 발송, 협의 중, 계약 완료처럼 단계를 나누고 카드를 드래그해서 단계를 이동하면 된다.
이 뷰를 만들어두면 지금 어떤 고객이 어느 단계에 있는지 한눈에 보인다. 표 형식으로 볼 때와 보드 형식으로 볼 때 파악되는 정보가 다르다. 전체 목록은 테이블 뷰, 파이프라인 현황은 보드 뷰로 각각 탭을 만들어두면 상황에 맞게 전환해서 쓸 수 있다.
팔로업 놓치지 않기
CRM을 만들어두고 가장 흔하게 생기는 문제가 있다. 다음 연락일을 채워두고는 까먹는 것이다. 노션에는 강력한 알림 기능이 없어서 이 부분이 전용 CRM 대비 약점이다.
현실적인 해결책은 다음 연락일 속성에 날짜를 입력하고, 이 속성 기준으로 오름차순 정렬한 뷰를 만드는 것이다. 이 뷰를 매일 아침 여는 루틴을 만들면 팔로업을 놓치는 경우가 줄어든다.
필터를 추가해서 다음 연락일이 이번 주 안에 있는 항목만 보이는 뷰를 만들어두는 방법도 있다. 이 뷰를 즐겨찾기에 고정해두면 매일 확인하는 게 자연스러워진다.
재피어나 메이크를 연동하면 다음 연락일이 되면 슬랙이나 이메일로 알림을 받을 수 있다. 설정이 복잡하지 않고, 팔로업 누락을 줄이는 효과가 크기 때문에 노션 CRM을 본격적으로 쓸 생각이라면 한 번 시도해볼 만하다.
프로젝트 데이터베이스와 연결하기
연락처 데이터베이스를 프로젝트 데이터베이스와 관계형 속성으로 연결하면, 각 고객 페이지에서 진행 중인 프로젝트를 바로 확인할 수 있다. 클라이언트 미팅 전에 해당 고객 페이지를 열면 연락처 정보, 히스토리, 진행 중인 프로젝트까지 한 화면에서 볼 수 있다.
이 연결을 만들어두면 “이 클라이언트 관련 프로젝트가 어떻게 되고 있더라?”라고 기억을 더듬을 필요가 없어진다. 정보가 한 곳에 연결되어 있기 때문이다. 다만 관계형 속성이 처음이라면 연락처 데이터베이스를 먼저 잘 정착시킨 뒤에 연결하는 게 낫다. 처음부터 복잡한 구조로 시작하면 쓰기 전에 지치는 경우가 생긴다.
노션 CRM의 현실적인 한계
솔직하게 말하면 노션 CRM에는 분명한 한계가 있다.
이메일 자동 연동이 없다. 세일즈포스나 허브스팟처럼 이메일을 보내면 자동으로 고객 히스토리에 기록되는 기능이 노션에는 없다. 모든 커뮤니케이션 내용을 직접 입력해야 한다.
고객이 많아지면 관리가 어려워진다. 50명 이하의 고객을 관리할 때는 충분하지만, 수백 명 이상이 되면 수동 입력의 부담이 커진다. 이 시점에서는 전용 CRM 도구를 검토하는 게 현실적이다.
분석 기능도 제한적이다. 월별 신규 고객 수, 파이프라인 전환율 같은 리포트를 만들려면 롤업과 수식을 직접 구성해야 한다.
| 항목 | 노션 CRM | 전용 CRM 도구 |
| 비용 | 무료 또는 낮은 비용 | 월 수만 원~수십만 원 |
| 이메일 자동 연동 | 없음 | 있음 |
| 커스터마이징 | 자유로움 | 제한적 |
| 학습 곡선 | 낮음 | 도구마다 다름 |
| 대규모 고객 관리 | 어려움 | 가능 |
| 알림 자동화 | 외부 도구 필요 | 기본 제공 |
많이 묻는 질문
무료 플랜으로 노션 CRM을 만들 수 있나요?
네, 가능합니다. 개인 혼자 쓰는 경우라면 무료 플랜으로 충분합니다. 다만 팀원을 추가하는 순간 무료 플랜에서 블록 1,000개 제한이 생깁니다. 팀 단위로 CRM을 운영하려면 플러스 플랜 이상을 사용하는 게 현실적입니다.
고객이 몇 명 정도까지 노션 CRM으로 관리할 수 있나요?
50명 이하라면 충분히 관리할 수 있습니다. 100명을 넘어가기 시작하면 수동 입력 부담이 커지고, 필터와 정렬만으로는 원하는 고객을 빠르게 찾기 어려워질 수 있습니다. 이 시점이 오면 전용 CRM 도구로 이전을 검토하는 게 낫습니다.
기존에 엑셀이나 구글 스프레드시트로 관리하던 고객 데이터를 노션으로 옮길 수 있나요?
네, 가능합니다. CSV 파일로 내보낸 뒤 노션 데이터베이스에 임포트하면 됩니다. 데이터베이스 우측 상단 메뉴에서 가져오기 옵션을 선택하면 됩니다. 다만 임포트 후에 속성 유형을 하나씩 맞춰주는 작업이 필요합니다.
노션 CRM을 팀과 함께 쓸 때 주의할 점이 있나요?
누가 어떤 고객을 담당하는지 담당자 속성을 명확히 설정해두는 게 중요합니다. 여러 명이 같은 고객을 수정하면 정보가 충돌하는 경우가 생길 수 있어서, 수정 권한이나 담당 범위를 미리 정해두는 게 좋습니다. 또 팀 전체가 쓰는 공유 뷰에 필터를 걸 때 모두에게 저장 옵션을 신중하게 써야 합니다.
노션 CRM에서 이메일을 직접 보낼 수 있나요?
노션에서 이메일을 직접 발송하는 기능은 없습니다. 이메일 속성에 저장된 주소를 클릭하면 기본 이메일 앱이 열리는 방식입니다. 노션 메일과 연동하면 이메일 초안 작성에 노션 AI를 활용할 수 있지만, 자동 발송이나 이메일 트래킹 같은 기능은 지원되지 않습니다.
세일즈포스나 허브스팟에서 노션 CRM으로 이전하는 게 맞는 선택인가요?
대부분의 경우 권장하지 않습니다. 세일즈포스나 허브스팟을 쓸 만큼 규모가 있다면 노션 CRM이 제공하는 기능이 부족할 가능성이 높습니다. 반대로 이런 도구가 과하다고 느껴져서 더 가벼운 솔루션을 찾는 경우라면 노션 CRM이 좋은 선택입니다.
마치며
노션 CRM은 완벽한 CRM이 아니다. 이메일 자동 연동도 없고, 고객이 늘어나면 한계가 느껴진다. 하지만 50명 이하의 고객을 관리하는 프리랜서나 소규모 팀에게는 월 수십만 원짜리 CRM 없이도 충분한 시스템을 만들 수 있다. 연락처 데이터베이스 하나와 파이프라인 보드 뷰 하나로 시작해보자. 쓰면서 부족한 부분이 느껴지면 그때 하나씩 추가하면 된다.