지출을 관리하겠다고 마음먹었다가 며칠 만에 포기한 경험이 있는 사람이라면 이 글이 도움이 될 거라 믿는다. 가계부 앱을 깔아도 입력하는 게 귀찮아서 안 쓰게 되고, 엑셀로 만들면 수식이 복잡해서 금방 손을 놓게 된다. 노션은 그 중간 어딘가에 있는 것 같다. 스프레드시트처럼 데이터를 구조화할 수 있으면서도 내 방식대로 커스터마이징이 자유로워 내 입맛대로 고쳐 쓰기 좋다.
노션으로 지출을 관리하면 어떤 점이 다른가
전용 가계부 앱들은 기능이 많지만 그 앱이 정해둔 방식대로만 써야 한다는 제약이 있다. 카테고리가 마음에 안 들어도 바꾸기 어렵고, 영수증 사진을 첨부하면서 동시에 메모를 남기는 것도 앱마다 다르다.
노션은 스프레드시트의 유연함과 데이터베이스의 구조화를 동시에 제공한다. 정확히 원하는 정보를 원하는 방식으로 추적할 수 있다는 게 가장 큰 장점이다.
지출 데이터가 노션 안에 있으면 다른 데이터와 연결할 수 있다는 것도 실용적인 강점이다. 프리랜서라면 프로젝트 데이터베이스와 지출 데이터베이스를 연결해서 프로젝트별 비용을 자동으로 집계하는 구조를 만들 수 있다.
지출 데이터베이스 기본 구성
필수 속성 설정하기
새 페이지에서 /database를 입력해서 테이블 뷰 데이터베이스를 만든다. 기본 속성으로는 지출 항목(Title), 날짜(Date), 금액(Number), 카테고리(Select), 결제 수단(Select), 영수증(Files & Media), 메모(Text)를 넣으면 된다.
금액 속성을 만들 때 숫자 형식을 원화로 설정하면 입력값이 자동으로 통화 형식으로 표시된다. 속성 편집에서 숫자 형식을 선택하고 원하는 통화를 고르면 된다.
카테고리는 처음부터 너무 세분화하지 않는 게 좋다. 식비, 교통, 주거, 의료, 여가, 쇼핑 정도로 시작하고 쓰다 보면서 필요한 카테고리를 추가하는 방식이 현실적이다. 처음부터 20개 카테고리를 만들어두면 입력할 때마다 어디에 넣어야 할지 고민하다가 기록 자체가 귀찮아진다.
영수증 첨부하는 방법
파일 및 미디어(Files & Media) 속성을 추가하면 영수증 사진이나 PDF를 각 지출 항목에 직접 첨부할 수 있다. 세금 신고나 정산 시기에 영수증을 따로 찾지 않아도 된다는 게 실제로 써보면 가장 편한 부분이다.
모바일에서 바로 사진을 찍어 첨부하는 방식으로 쓸 수 있다. 식당에서 밥을 먹고 나오면서 영수증 사진을 찍어 노션에 바로 올리는 습관을 들이면 나중에 영수증을 정리하는 시간을 따로 쓸 필요가 없다. 다만 무료 플랜에서는 파일당 5MB 제한이 있으니 사진 크기가 크면 압축해서 올리는 게 좋다.
월별 지출 현황 파악하기
데이터베이스를 만들었다면 이제 이 데이터를 어떻게 볼 것인지가 중요하다. 같은 데이터를 다양한 방식으로 보여주는 것이 노션 뷰의 핵심이다.
월별 필터 뷰 만들기
날짜 속성 기준으로 필터를 걸어서 이번 달 지출만 보이는 뷰를 만들면 된다. 날짜 필터에서 “이번 달”을 선택하면 자동으로 현재 월의 데이터만 표시된다. 월이 바뀌어도 필터가 자동으로 갱신되기 때문에 매달 새로 만들 필요가 없다.
이 뷰 하단에서 금액 열의 합계를 클릭하면 이번 달 총 지출이 자동으로 집계된다. 수식 없이 클릭 한 번으로 월 합계가 나온다는 게 처음 써보면 생각보다 편하다.
카테고리별 그룹화 뷰 만들기
같은 데이터베이스에 카테고리로 그룹화한 뷰를 추가하면 어느 카테고리에 얼마를 썼는지 바로 파악할 수 있다. 카테고리별 소계도 각 그룹 하단에서 합계로 확인할 수 있다.
이 뷰를 보다 보면 예상치 못한 지출 패턴이 눈에 들어오기 시작한다. 식비가 생각보다 많거나, 구독 서비스에 매달 얼마가 나가는지 실제로 보이기 전까지는 실감이 안 나는 경우가 많다.
영수증 관리 팁
구글 드라이브와 병행하는 방법
노션 무료 플랜에서 파일을 직접 업로드하면 5MB 제한이 걸린다. 영수증 사진이 많아지면 용량 문제가 생길 수 있다. 이 경우 구글 드라이브 폴더에 영수증을 올리고, 노션에는 해당 파일 링크를 임베드하는 방식으로 우회할 수 있다.
구글 드라이브 링크를 임베드하면 노션 페이지 안에서 영수증을 바로 확인할 수 있다. 파일이 구글 드라이브에 저장되기 때문에 용량 제한 걱정 없이 영수증을 관리할 수 있다.
반복 지출 표시하기
월세, 구독 서비스, 보험료처럼 매달 나가는 지출은 체크박스 속성을 하나 추가해서 반복 지출 여부를 표시해두면 편하다. 반복 지출 체크박스를 필터로 걸면 고정 지출만 따로 볼 수 있고, 변동 지출과 구분해서 파악할 수 있다.
매달 같은 항목을 새로 입력하는 번거로움을 줄이려면 반복 지출 항목들을 템플릿 버튼으로 만들어두는 방법도 있다. 월초에 버튼 한 번으로 고정 지출 항목들이 자동 생성되는 구조다.
개인용과 업무용 지출 분리하기
개인 지출과 업무 지출이 섞이면 나중에 정리하기 번거로워진다. 특히 프리랜서나 1인 사업자라면 세금 신고 때 이 구분이 중요하다.
| 구분 방법 | 장점 | 단점 |
| 하나의 데이터베이스에 유형 속성 추가 | 전체 지출 한눈에 파악 가능 | 데이터가 많아지면 복잡 |
| 개인용/업무용 별도 데이터베이스 | 각각 독립적으로 관리 | 전체 합산 파악이 어려움 |
| 별도 데이터베이스 + 대시보드 연결 | 분리 관리 + 통합 조회 가능 | 초기 설정이 복잡 |
처음 시작이라면 하나의 데이터베이스에 유형 속성을 추가해서 “개인”과 “업무”로 구분하는 방식이 가장 단순하다. 데이터가 쌓이고 나서 필요에 따라 분리하면 된다.
노션 지출 관리의 현실적인 한계
노션으로 지출을 관리할 때 가장 불편한 점은 자동 연동이 없다는 것이다. 카카오페이, 토스, 신용카드 앱처럼 결제가 이루어지면 자동으로 기록되는 기능이 노션에는 없다. 모든 지출을 직접 입력해야 한다.
이게 생각보다 큰 장벽이다. 처음엔 의욕적으로 입력하다가 바쁜 날 며칠 빠뜨리고, 나중에 밀린 것들을 한꺼번에 입력하려니 귀찮아서 결국 포기하는 패턴이 반복된다. 자동 연동이 중요하다면 뱅크샐러드나 토스 같은 전용 앱이 더 맞을 수 있다.
노션 지출 트래커가 잘 맞는 사람은 주로 이런 유형이다. 카테고리나 태그를 직접 설정해서 자신만의 방식으로 관리하고 싶은 사람, 프로젝트나 목표 같은 다른 노션 데이터와 지출을 연결해서 보고 싶은 사람, 영수증 파일을 지출 항목과 함께 체계적으로 보관하고 싶은 사람이다.
자주 묻는 질문
가계부 앱과 노션 중 어떤 게 더 나은가요?
자동 연동이 필요하고 간편하게 쓰고 싶다면 전용 가계부 앱이 낫습니다. 카테고리나 구조를 직접 설계하고 싶고, 다른 노션 데이터와 연결해서 쓰고 싶다면 노션이 맞습니다. 자동 입력이 되지 않는다는 점을 감수할 수 있는지가 선택 기준입니다.
영수증 사진을 모바일에서 바로 첨부할 수 있나요?
네, 가능합니다. 노션 모바일 앱에서 지출 항목을 열고 파일 및 미디어 속성을 탭하면 카메라로 바로 찍거나 갤러리에서 선택해서 첨부할 수 있습니다. 결제 직후 바로 사진을 찍어서 첨부하는 습관을 들이면 영수증 분실 걱정이 사라집니다.
월별 지출 합계를 자동으로 계산할 수 있나요?
별도 수식 없이도 가능합니다. 이번 달 필터가 적용된 뷰에서 금액 열 하단의 계산 버튼을 클릭하고 합계를 선택하면 현재 보이는 항목들의 총액이 자동으로 집계됩니다. 필터가 월별로 자동 갱신되기 때문에 매달 따로 설정할 필요가 없습니다.
프리랜서인데 클라이언트별 지출을 분리해서 관리할 수 있나요?
네, 가능합니다. 클라이언트 또는 프로젝트 데이터베이스를 별도로 만들고 지출 데이터베이스와 관계형 속성으로 연결하면 됩니다. 각 지출 항목에 어떤 프로젝트에 해당하는지 연결해두면 프로젝트별 비용을 롤업으로 자동 집계할 수 있습니다.
지출 데이터를 엑셀이나 CSV로 내보낼 수 있나요?
네, 노션 데이터베이스는 CSV 형식으로 내보낼 수 있습니다. 데이터베이스 우측 상단 점 세 개 메뉴에서 내보내기를 선택하면 됩니다. 세금 신고나 정산이 필요할 때 데이터를 엑셀로 가져가서 추가 작업을 하는 방식으로 활용할 수 있습니다.
끝으로
노션 지출 트래커는 자동 연동이 없다는 한계가 있지만, 그 대신 내 방식대로 구성할 수 있다는 자유가 있다. 처음에 너무 완벽한 시스템을 만들려고 하기보다 지출 항목, 날짜, 금액 세 가지만 있는 단순한 데이터베이스로 시작하는 게 낫다. 일단 입력하는 습관부터 만들고, 그다음에 카테고리 분석이나 영수증 첨부 같은 기능을 하나씩 추가해나가면 된다.