처음 노션을 쓸 때 갤러리에서 템플릿을 받아 썼는데 결국 안 쓰게 됐다. 속성이 너무 많아서 채우기 힘들었고 내가 선호하는 방식이 아니어서 열 때마다 어색했다. 직접 만들어 사용하니 필요한 것만 넣을 수 있어 채우는 데 시간이 덜 걸리고, 내가 설계한 구조 덕에 어디에 뭐가 있는지 바로 안다. 노션에서 템플릿을 직접 만드는 방법은 두 가지, 데이터베이스 내부 템플릿과 템플릿 버튼이다.
노션에서 만들 수 있는 템플릿 두 가지
노션 템플릿은 크게 두 가지로 나뉜다. 데이터베이스 안에서 새 항목을 추가할 때 적용되는 데이터베이스 내부 템플릿과, 버튼을 클릭할 때 미리 만들어둔 블록 구조가 생성되는 템플릿 버튼이다. 두 가지는 쓰임새가 다르다.
데이터베이스 내부 템플릿 만들기
어떤 상황에 쓰는가
같은 구조의 항목을 반복해서 만들어야 할 때 유용하다. 회의록 데이터베이스에서 새 회의를 추가할 때마다 안건, 참석자, 결정사항, 액션 아이템 섹션이 자동으로 채워진 상태로 열리면 매번 처음부터 만들 필요가 없다. 할 일 데이터베이스, 독서 기록, 프로젝트 관리처럼 반복적인 항목이 쌓이는 데이터베이스에서 특히 효과적이다.
만드는 방법
데이터베이스 상단의 새로 만들기 버튼 옆 화살표를 클릭하면 템플릿 추가 옵션이 나타난다. 클릭하면 빈 페이지 편집 화면이 열린다. 여기서 새 항목이 생성될 때 기본으로 보여줄 구조를 만들면 된다.
페이지 안에 섹션을 나누고 각각 제목을 붙인다. 회의록이라면 회의 일시, 참석자, 안건, 논의 내용, 결정사항, 액션 아이템처럼 매번 채워야 하는 섹션을 미리 넣어두면 된다. 체크박스, 토글, 콜아웃 블록처럼 자주 쓰는 블록 유형도 미리 배치해둘 수 있다.
편집이 끝나면 뒤로 가기를 클릭하면 자동으로 저장된다. 이후 새로 만들기 버튼 옆 화살표를 클릭하면 방금 만든 템플릿이 목록에 나타난다.
속성 기본값도 설정할 수 있다
데이터베이스 내부 템플릿에서는 페이지 구조뿐 아니라 속성의 기본값도 설정할 수 있다. 템플릿 편집 화면에서 속성값을 입력해두면 해당 템플릿으로 항목을 만들 때 그 값이 자동으로 채워진다.
예를 들어 할 일 템플릿에서 상태를 “할 일”로, 우선순위를 “보통”으로 미리 설정해두면 새 항목을 추가할 때마다 수동으로 선택하지 않아도 된다. 담당자도 기본값으로 설정해둘 수 있다.
템플릿을 여러 개 만들어두는 방법
하나의 데이터베이스에 여러 템플릿을 만들어두고 상황에 맞게 선택해서 쓸 수 있다. 회의록 데이터베이스라면 팀 미팅 템플릿, 1:1 미팅 템플릿, 클라이언트 미팅 템플릿을 각각 만들어두면 회의 종류에 따라 맞는 구조로 바로 시작할 수 있다.
처음엔 템플릿을 하나만 만들어두고 쓰다 보면 어떤 유형이 더 필요한지 자연스럽게 보이기 시작한다. 처음부터 여러 개를 만들어두려다가 시간을 다 쓰는 경우가 생긴다.
템플릿 버튼 만들기
어떤 상황에 쓰는가
데이터베이스가 아닌 일반 페이지에서 반복되는 블록 구조를 버튼 하나로 생성하고 싶을 때 쓴다. 주간 계획 페이지에서 이번 주 할 일 섹션을 버튼 하나로 만들거나, 프로젝트 페이지에서 체크리스트를 버튼으로 생성하는 방식이다.
데이터베이스 내부 템플릿과 다른 점은 현재 페이지 안에 블록을 직접 추가한다는 것이다. 새 항목을 만드는 게 아니라 지금 열려 있는 페이지에 내용을 삽입하는 방식이다.
만드는 방법
페이지에서 /button을 입력하면 템플릿 버튼 블록이 생성된다. 버튼 이름을 정하고, 버튼 안에 원하는 블록들을 배치하면 된다. 텍스트, 체크박스, 토글, 구분선, 데이터베이스 항목 추가처럼 다양한 액션을 넣을 수 있다.
버튼 안에 텍스트와 블록을 자유롭게 배치한 뒤, 버튼을 클릭하면 해당 내용이 페이지 안에 그대로 삽입된다. 버튼을 여러 번 클릭하면 그때마다 같은 구조가 추가된다.
템플릿 버튼은 데이터베이스 항목 추가 액션도 지원한다. 버튼을 클릭하면 다른 데이터베이스에 새 항목을 만들면서 특정 속성값을 자동으로 채우는 방식이다. 예를 들어 주간 계획 페이지에 있는 버튼을 클릭하면 할 일 데이터베이스에 이번 주 날짜가 설정된 항목이 자동으로 생성되는 구조를 만들 수 있다.
만든 템플릿 수정하는 방법
데이터베이스 내부 템플릿 수정
데이터베이스에서 새로 만들기 버튼 옆 화살표를 클릭하면 만들어둔 템플릿 목록이 나타난다. 각 템플릿 오른쪽의 점 세 개 메뉴를 클릭하고 편집을 선택하면 다시 수정할 수 있다. 템플릿을 수정해도 이미 만들어진 항목에는 영향이 없고, 이후 새로 만드는 항목에만 적용된다.
이 부분을 모르면 템플릿을 수정했는데 기존 항목이 안 바뀐다고 당황하는 경우가 생긴다. 템플릿은 새 항목을 만들 때의 초기 상태를 정의하는 것이지, 기존 항목에 소급 적용되지 않는다.
템플릿 버튼 수정
템플릿 버튼을 수정하려면 버튼을 선택하고 편집을 클릭하면 된다. 버튼 안의 내용을 수정하거나 새 액션을 추가할 수 있다. 수정한 내용은 이후 버튼을 클릭할 때부터 적용된다.
템플릿을 다른 사람과 공유하는 방법
직접 만든 템플릿을 팀원과 공유하거나 외부에 배포하고 싶다면 해당 페이지를 공개 설정으로 바꾸면 된다.
페이지 우측 상단의 공유 버튼을 클릭하고 웹에 게시 옵션을 켜면 공개 링크가 생성된다. 이 링크를 받은 사람은 해당 페이지를 열고 복제 버튼을 눌러서 자신의 워크스페이스에 가져갈 수 있다.
팀 워크스페이스에서 함께 쓰는 템플릿이라면 공개 설정이 아니라 팀원을 해당 페이지에 초대하는 방식을 쓰면 된다.
좋은 템플릿을 만드는 기준
처음 템플릿을 만들 때 너무 완벽하게 만들려다가 오히려 쓰기 불편한 결과물이 나오는 경우가 있다. 좋은 개인 템플릿의 기준은 단순하다. 열었을 때 뭘 채워야 하는지 바로 보이고, 채우는 데 시간이 많이 걸리지 않아야 한다.
처음엔 필수 항목만 넣고 쓰면서 부족한 부분을 하나씩 추가하는 방식이 낫다. 처음부터 완성도 높은 템플릿을 만들려고 하면 설계에만 시간을 쓰고 정작 써보지 못하는 경우가 생긴다. 2주 쓰고 나서 한 번도 채우지 않은 섹션이 있다면 지우는 게 맞다.
자주 묻는 질문
데이터베이스 내부 템플릿과 템플릿 버튼 중 어떤 걸 써야 하나요?
데이터베이스 항목을 반복해서 만들어야 한다면 내부 템플릿, 일반 페이지에 반복되는 구조를 넣고 싶다면 템플릿 버튼이 맞습니다. 두 가지를 함께 쓰는 경우도 많습니다. 예를 들어 주간 계획 페이지는 템플릿 버튼으로 만들고, 그 안의 할 일은 내부 템플릿으로 관리하는 방식입니다.
템플릿 안에 또 다른 템플릿을 넣을 수 있나요?
네, 가능합니다. 데이터베이스 내부 템플릿 안에 인라인 데이터베이스를 넣고, 그 데이터베이스에도 내부 템플릿을 설정하는 방식으로 중첩 구조를 만들 수 있습니다. 다만 구조가 복잡해질수록 유지 관리가 어려워지니 필요한 경우에만 쓰는 게 낫습니다.
무료 플랜에서도 템플릿을 만들 수 있나요?
네, 가능합니다. 데이터베이스 내부 템플릿과 템플릿 버튼 모두 무료 플랜에서 만들고 사용할 수 있습니다. 플랜에 관계없이 이 기능은 기본으로 제공됩니다.
템플릿을 삭제하면 그 템플릿으로 만든 항목도 삭제되나요?
아닙니다. 템플릿을 삭제해도 이미 만들어진 항목에는 영향이 없습니다. 템플릿은 새 항목을 만들 때의 초기 구조를 정의하는 것이고, 삭제하면 그 이후로 해당 템플릿으로 새 항목을 만들 수 없게 될 뿐입니다.
다른 워크스페이스의 템플릿을 가져올 수 있나요?
직접 이전하는 방법은 없습니다. 다른 워크스페이스의 페이지를 복제해서 현재 워크스페이스에 가져오면, 그 안의 데이터베이스와 구조는 복사되지만 데이터베이스 내부 템플릿은 함께 복사되지 않는 경우가 있습니다. 템플릿 구조를 참고해서 현재 워크스페이스에서 다시 만드는 방식이 현실적입니다.
만든 템플릿을 기본 템플릿으로 설정할 수 있나요?
네, 가능합니다. 데이터베이스에서 새로 만들기 버튼 옆 화살표를 클릭하고, 원하는 템플릿의 점 세 개 메뉴를 열면 기본값으로 설정 옵션이 있습니다. 기본 템플릿으로 설정하면 새로 만들기 버튼을 클릭할 때마다 자동으로 해당 템플릿이 적용됩니다.
마치며
개인 템플릿을 직접 만드는 게 처음엔 번거로워 보이지만, 한 번 만들어두면 반복 작업이 눈에 띄게 줄어든다. 남이 만든 템플릿을 수정하면서 시간을 쓰는 것보다, 처음부터 내 방식으로 간단하게 시작하는 게 오래 쓰는 데 유리하다. 가장 자주 반복하는 작업 하나에 템플릿을 먼저 만들어보자.