노션을 처음 열면 왼쪽에 사이드바가 있고, 그 안에 이런저런 섹션들이 나열되어 있다. 뭐가 뭔지 모른 채 그냥 쓰다 보면 나중에 페이지가 어디 있는지 찾기 힘들어지고, 공유 범위도 헷갈리기 시작한다. 노션의 구조는 사실 생각보다 단순한데, 이걸 처음에 한 번만 제대로 이해해두면 이후에 훨씬 효율적으로 쓸 수 있다. 워크스페이스가 어떻게 구성되어 있는지 차근차근 살펴보자.
워크스페이스란 무엇인가
워크스페이스는 노션에서 가장 큰 단위의 공간이다. 쉽게 말하면 노션 안의 하나의 독립된 사무실이라고 보면 된다. 모든 페이지, 데이터베이스, 설정이 이 워크스페이스 안에 담긴다.
하나의 노션 계정으로 여러 개의 워크스페이스를 만들 수 있다. 개인용 워크스페이스와 회사용 워크스페이스를 따로 운영하는 사람도 많다. 다만 유료 플랜은 워크스페이스 단위로 적용되기 때문에, 여러 워크스페이스를 쓴다고 해서 하나의 플랜이 전체에 적용되는 건 아니다. 각 워크스페이스는 완전히 독립적으로 운영된다.
사이드바 섹션 구조
노션 사이드바는 크게 네 가지 섹션으로 나뉜다.
| 섹션 | 설명 | 접근 범위 |
| 즐겨찾기 | 자주 쓰는 페이지를 고정해두는 공간 | 본인만 |
| 팀스페이스 | 팀 단위로 협업하는 공간 | 팀스페이스 멤버 |
| 공유됨 | 특정 멤버와 공유된 페이지 | 공유된 멤버 |
| 개인 | 나만 볼 수 있는 비공개 페이지 | 본인만 |
즐겨찾기 섹션은 자주 참조하는 페이지를 쉽게 접근할 수 있도록 모아두는 공간이고, 개인 섹션은 오직 본인만 접근할 수 있는 비공개 페이지들의 공간이다. 팀원이 있는 워크스페이스라면 팀스페이스 섹션이 사이드바에 나타나고, 혼자 쓰는 경우엔 기본적으로 보이지 않는다.
팀스페이스란 무엇인가
팀스페이스는 노션 워크스페이스 안에 존재하는 팀 단위의 하위 공간이다. 회사 전체가 노션을 쓴다면 마케팅팀, 개발팀, 운영팀이 각각 자기들만의 팀스페이스를 갖는 식이다. 마치 하나의 건물 안에 각 부서가 각자의 층이나 구역을 갖고 있는 것과 비슷하다.
팀스페이스에는 세 가지 공개 유형이 있다.
오픈(Open) 팀스페이스는 누구나 가입하고 내용을 볼 수 있다. 클로즈드(Closed) 팀스페이스는 존재는 보이지만 초대받아야만 참여할 수 있다. 프라이빗(Private) 팀스페이스는 비즈니스 및 엔터프라이즈 플랜에서만 사용 가능하며, 멤버가 아닌 사람에게는 존재 자체가 보이지 않는다.
혼자 노션을 쓰는 개인 사용자라면 팀스페이스를 굳이 만들 필요는 없다. 팀원이 생기거나 역할별로 공간을 나눠야 할 때 만들면 된다.
페이지와 하위 페이지
노션의 모든 콘텐츠는 페이지 단위로 구성된다. 페이지 안에 또 다른 페이지를 만들 수 있고, 그 안에 또 페이지를 넣을 수 있다. 이렇게 중첩되는 구조 덕분에 폴더처럼 계층적으로 정보를 정리할 수 있다.
상위 페이지를 이동할 때는 그 안의 하위 페이지들이 모두 함께 따라 이동한다. 덕분에 전체 구조를 통째로 옮기거나 정리할 때 편리하다.
페이지의 공유 범위는 위치에 따라 달라진다. 개인 섹션에 있는 페이지는 기본적으로 나만 볼 수 있고, 팀스페이스 안에 있는 페이지는 해당 팀스페이스 멤버들이 볼 수 있다. 만약 사이드바에서 페이지를 개인 섹션으로 드래그하면 다른 모든 사람의 접근이 차단된다.
권한 구조 이해하기
노션에서 페이지를 공유할 때는 접근 권한을 세분화해서 설정할 수 있다.
전체 접근(Full access)은 내용 편집과 다른 사람과의 공유까지 모두 가능하다. 편집 가능(Can edit)은 내용은 수정할 수 있지만 페이지를 다른 사람과 공유하는 건 할 수 없다. 댓글만 가능(Can comment)은 내용을 보고 댓글을 달 수 있지만 편집은 안 된다. 보기만 가능(Can view)은 읽기 전용이다.
권한 설정에서 중요한 원칙이 하나 있다. 노션은 항상 가장 넓은 범위의 접근 권한을 우선으로 적용한다. 예를 들어 특정 페이지에 보기 권한만 있는 사람도, 워크스페이스 전체에 전체 접근 권한이 부여되어 있다면 전체 접근 권한을 갖게 된다. 이 점을 모르면 의도치 않게 민감한 정보가 공개될 수 있으니 주의가 필요하다.
멤버와 게스트의 차이
노션 워크스페이스에 사람을 초대할 때 멤버와 게스트 두 가지 방식이 있다.
멤버는 워크스페이스 전체에 소속된 사람이다. 유료 플랜에서는 멤버 수에 따라 요금이 청구된다. 게스트는 특정 페이지에만 초대받은 외부 협업자다. 게스트는 초대받은 특정 페이지에만 접근할 수 있고, 팀스페이스 섹션 전체를 볼 수는 없다. 요금도 청구되지 않기 때문에 클라이언트나 외부 파트너와 협업할 때 게스트로 초대하는 방식이 효율적이다.
워크스페이스를 여러 개 쓰는 게 맞을까
노션을 쓰다 보면 워크스페이스를 여러 개 만들어야 할지 고민하는 경우가 있다. 개인용이랑 업무용을 분리하고 싶다든지, 사이드 프로젝트용을 따로 만들고 싶다든지 하는 식으로.
노션 공식 가이드에서는 가능하면 워크스페이스 수를 최소화하고, 상위 페이지를 활용해서 구분하는 방식을 권장한다. 워크스페이스 간에는 콘텐츠를 연결하거나 공유할 수 없기 때문이다.
즉, 워크스페이스를 나누는 것보다 하나의 워크스페이스 안에서 팀스페이스나 개인 섹션으로 구분하는 게 훨씬 관리하기 편하다. 워크스페이스를 여러 개 쓰는 게 유리한 경우는 완전히 별개의 조직이나 비즈니스를 운영할 때 정도다.
궁금한 점들
워크스페이스를 삭제하면 안의 데이터도 모두 사라지나요?
네, 워크스페이스를 삭제하면 그 안의 모든 페이지와 데이터가 함께 삭제됩니다. 삭제 전에 반드시 중요한 내용을 내보내기(Export)해두는 것을 권장합니다.
팀스페이스는 무료 플랜에서도 쓸 수 있나요?
기본 팀스페이스는 무료 플랜에서도 사용할 수 있습니다. 다만 프라이빗 팀스페이스는 비즈니스 플랜 이상에서만 사용 가능합니다.
게스트와 멤버는 어떻게 구분해서 초대해야 하나요?
팀 내부 인원처럼 워크스페이스 전반에 접근이 필요한 사람은 멤버로, 외부 협력업체나 클라이언트처럼 특정 페이지만 공유하면 되는 경우는 게스트로 초대하는 게 적합합니다. 게스트는 요금이 발생하지 않습니다.
페이지를 실수로 공유 범위를 넓게 설정했을 때는 어떻게 하나요?
페이지 우측 상단의 공유 버튼을 눌러 현재 공유 상태를 확인하고, 접근 권한을 조정하거나 제거할 수 있습니다. 또는 해당 페이지를 사이드바의 개인 섹션으로 드래그하면 다른 사람의 접근이 바로 차단됩니다.
마무리하며
노션의 워크스페이스 구조는 처음엔 복잡해 보여도 사실 워크스페이스, 팀스페이스, 페이지, 권한 이 네 가지 개념만 이해하면 전체가 보인다. 특히 공유 범위와 권한 구조를 제대로 파악해두면 나중에 민감한 정보가 의도치 않게 공개되는 상황을 예방할 수 있다. 구조를 이해한 다음에 페이지를 만들기 시작하면, 나중에 정리하느라 시간을 낭비하는 일이 확실히 줄어든다.