작업 상태를 완료로 바꿀 때마다 완료일을 직접 입력하고, 새 프로젝트가 생길 때마다 담당자를 배정하고, 마감일이 다가오면 팀원에게 일일이 알려주는 작업을 매번 반복하고 있다면 이런 작업들을 자동화할 수 있다. 노션에는 특정 조건이 충족되면 정해진 액션을 자동으로 실행하는 자동화 기능이 있다. 코딩 없이 만들 수 있고, 한 번 설정해두면 조건에 맞을 때마다 알아서 작동한다.
노션 자동화란 무엇인가
노션 자동화는 데이터베이스에서 특정 조건이 충족될 때 자동으로 액션이 실행되도록 설정하는 기능이다. 트리거(언제)와 액션(무엇을)을 조합해서 만드는 방식이라 코딩 없이 설정할 수 있다.
자동화를 처음 접하면 복잡하게 느껴지지만 구조는 단순하다. “이런 일이 생기면 저렇게 해줘”라는 규칙 하나가 자동화 하나다. 예를 들어 “할 일 상태가 완료로 바뀌면 완료일에 오늘 날짜를 자동으로 입력해줘”가 트리거와 액션으로 구성된 자동화다.
노션에서 쓸 수 있는 자동화는 세 가지다. 데이터베이스 자동화, 데이터베이스 버튼 속성, 페이지 버튼 블록이다. 각각 작동 방식이 다르고 쓰임새도 다르다.
자동화 세 가지 유형
데이터베이스 자동화
데이터베이스에서 특정 조건이 충족되면 자동으로 실행되는 자동화다. 사람이 버튼을 누르지 않아도 조건이 맞으면 알아서 작동한다.
설정 방법은 간단하다. 데이터베이스 우측 상단의 번개 아이콘을 클릭하고 새 자동화를 선택하면 된다. 트리거를 선택하고 액션을 추가하면 자동화가 완성된다.
데이터베이스 자동화에서 쓸 수 있는 트리거와 액션이 각각 정해져 있다.
| 트리거 (언제) | 설명 |
| 페이지 추가됨 | 새 항목이 데이터베이스에 추가될 때 |
| 속성 편집됨 | 특정 속성값이 변경될 때 |
| 페이지 아카이브됨 | 항목이 아카이브로 이동될 때 |
| 일정 시간 | 특정 날짜 속성 기준으로 전후 시간에 |
데이터베이스 버튼 속성
데이터베이스 버튼 속성은 버튼을 직접 클릭했을 때만 실행되는 자동화다. 자동으로 실행되지 않고 사람이 버튼을 누를 때만 작동한다는 게 데이터베이스 자동화와의 차이다.
데이터베이스 버튼 속성은 여러 속성을 한 번에 변경하거나 다른 데이터베이스에 항목을 추가하는 작업을 버튼 하나로 처리할 때 유용하다. 프로젝트를 완료로 마감하는 버튼을 만들어두면 상태 변경, 완료일 입력, 담당자 알림을 클릭 하나로 처리할 수 있다.
페이지 버튼 블록
페이지 버튼 블록은 데이터베이스가 아닌 일반 페이지 안에 배치하는 버튼이다. /button을 입력해서 추가할 수 있다. 버튼을 클릭하면 현재 페이지에 블록을 추가하거나 다른 페이지에 항목을 삽입하는 작업을 처리한다.
자동화로 할 수 있는 액션들
트리거가 조건이라면 액션은 실제로 실행되는 작업이다. 노션 자동화에서 쓸 수 있는 액션들이 있다.
속성 편집은 가장 기본적인 액션이다. 상태가 완료로 바뀌면 완료일에 오늘 날짜를 입력하거나, 새 항목이 추가되면 담당자를 자동으로 배정하는 방식으로 쓴다.
페이지 추가는 다른 데이터베이스에 새 항목을 만드는 액션이다. 프로젝트 상태가 진행 중으로 바뀌면 회의록 데이터베이스에 킥오프 회의 항목을 자동으로 생성하는 방식이 대표적이다.
슬랙 알림 전송도 가능하다. 특정 조건이 충족되면 슬랙 채널에 자동으로 메시지를 보낼 수 있다. 예를 들어 프로젝트 상태가 검토 중으로 바뀌면 담당자에게 슬랙 알림을 보내는 자동화를 만들 수 있다.
지메일 발송도 가능하다. 지메일 계정을 연결하면 특정 조건에서 이메일을 자동으로 발송할 수 있다. 고객 문의 항목이 추가될 때 확인 이메일을 자동으로 보내는 방식으로 활용할 수 있다.
실전 자동화 사례
자동화가 실제로 어떤 상황에 효과적인지 알아두면 설정할 때 방향 잡기가 쉽다.
| 상황 | 트리거 | 액션 |
| 할 일 완료 처리 | 상태가 완료로 변경됨 | 완료일에 오늘 날짜 입력 |
| 새 프로젝트 시작 | 상태가 진행 중으로 변경됨 | 회의록 DB에 킥오프 항목 생성 + 슬랙 알림 |
| 마감일 리마인더 | 마감일 1일 전 | 담당자에게 슬랙 알림 전송 |
| 신규 고객 등록 | 새 항목 추가됨 | 온보딩 체크리스트 자동 생성 |
| 콘텐츠 발행 완료 | 상태가 발행 완료로 변경됨 | 발행일에 오늘 날짜 입력 |
처음 자동화를 만들 때 너무 복잡한 걸 시도하다가 중간에 포기하는 경우가 많다. 자주 반복하는 단순한 작업 하나에 먼저 적용해보는 게 낫다. 완료일 자동 입력처럼 트리거 하나에 액션 하나짜리 자동화부터 시작하면 어렵지 않다.
자동화가 작동하지 않을 때 확인할 것들
자동화를 만들었는데 작동하지 않는 경우가 있다.
속성 편집 트리거를 쓸 때 흔히 생기는 문제가 있다. 페이지가 처음 추가될 때 속성값이 설정되면 편집 트리거가 작동하지 않는 경우가 있다. 편집 트리거는 이미 존재하는 항목의 속성이 바뀔 때 작동하기 때문에, 새 항목 추가 시 속성을 설정하는 경우라면 페이지 추가됨 트리거를 써야 한다.
슬랙이나 지메일 같은 외부 앱 연동이 끊기는 경우도 있다. 연동이 끊기면 자동화가 소리 없이 멈춘다. 외부 앱 연동이 포함된 자동화가 작동하지 않는다면 자동화 설정에서 연동 상태를 확인하고 재인증하면 된다.
수식이나 롤업이 비어 있는 속성에 작용하는 경우에도 오류가 생긴다. 예를 들어 날짜 수식 액션을 설정했는데 해당 속성이 비어 있으면 자동화가 실패한다. 필수 속성에 기본값을 설정해두거나, 속성이 비어 있는 경우를 처리하는 방식으로 해결할 수 있다.
자동화가 작동하지 않을 때 자동화 로그를 확인하는 게 가장 빠른 방법이다. 번개 아이콘에서 자동화 목록을 열면 각 자동화의 최근 실행 이력을 볼 수 있다. 어느 단계에서 실패했는지 로그에서 확인할 수 있다.
플랜별 자동화 기능 차이
무료 플랜 사용자는 템플릿에 있는 기존 자동화를 쓸 수 있지만 편집은 불가하다. 자동화를 직접 만들거나 수정하려면 플러스 플랜 이상이 필요하다.
슬랙 알림, 지메일 발송 같은 외부 앱 연동 자동화는 플러스 플랜 이상에서 사용할 수 있다. 비즈니스 플랜에서는 더 많은 자동화를 한 데이터베이스에 설정할 수 있고, 자동화 실행 이력도 더 길게 보관된다.
자주 묻는 질문
자동화는 한 데이터베이스에 몇 개까지 만들 수 있나요?
플랜에 따라 다릅니다. 무료 플랜은 자동화를 직접 만들 수 없고, 플러스 플랜은 데이터베이스당 자동화 수에 제한이 있습니다. 비즈니스 플랜에서 더 많은 자동화를 설정할 수 있습니다. 정확한 한도는 노션 공식 도움말에서 플랜별로 확인하는 게 가장 정확합니다.
자동화를 일시적으로 끄고 싶을 때 어떻게 하나요?
자동화 목록에서 해당 자동화를 선택하고 토글을 끄면 됩니다. 자동화를 삭제하지 않고 비활성화할 수 있어서 나중에 다시 켜야 할 때 편합니다. 자동화가 잘못 작동하는 것 같을 때 먼저 끄고 확인하는 방식으로 쓸 수 있습니다.
자동화로 다른 워크스페이스의 데이터베이스에 항목을 추가할 수 있나요?
아닙니다. 노션 기본 자동화는 같은 워크스페이스 안에서만 작동합니다. 다른 워크스페이스나 외부 서비스와 연동이 필요하다면 재피어나 메이크 같은 외부 자동화 도구를 활용해야 합니다.
자동화 설정 중 실수로 잘못된 액션이 실행됐을 때 되돌릴 수 있나요?
자동화로 변경된 속성값은 히스토리 기능으로 확인할 수 있습니다. 하지만 자동화 실행 자체를 취소하는 버튼은 없습니다. 잘못 설정된 자동화가 대량의 항목에 영향을 줬다면 일일이 수동으로 수정해야 하는 경우가 생깁니다. 새 자동화를 만들 때는 테스트 데이터베이스에서 먼저 확인하는 습관이 필요합니다.
마치며
노션 자동화는 한 번 설정해두면 반복 작업이 줄어드는 기능이다. 처음엔 단순한 자동화 하나부터 시작해서 익숙해지면 범위를 넓히는 방식이 현실적이다. 완료일 자동 입력, 상태 변경 시 알림 전송 같은 기본적인 것부터 적용해보자. 반복 작업 하나가 사라질 때마다 자동화의 가치가 실감된다.